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Como comportarse ante una ausencia en una reunión

Como comportarse ante una ausencia en una reunión, es una cuestión que me preguntan muchos emprendedores. Tienen una duda importante de como actuar.

La situación que se genera es incómoda, has quedado con una persona y a la reunión se presenta otra, la solución es muy clara: “Levantarse de la reunión y pedirla para otro día”. Aunque esto parezca una locura, es la mejor decisión, y voy a explicar como hacerlo.

Primero hay que tener en cuenta que la reunión la tienes que tener siempre con la persona que toma las decisiones, ya sea un Director, Gerente o Jefe de Cuentas, pero una reunión para que sea efectiva tiene que ser con la persona que puede tomar la decisión, si no es con esa persona, no deberías perder el tiempo en convocarla, son reuniones vacías, y si te levantas para pedirla otro día, volverás a sentarte con una persona que no toma decisiones.  La persona que toma decisiones puede ser de cualquier perfil, pero hay que mirar muy bien que sea la persona que da ok a aprobar una oferta.

Una vez que ya tienes cerrada la reunión con la persona que toma decisiones no la hagas con otra persona, a no ser que sea otra que puede tomar decisiones por encima de la contactada. Esta persona debe acudir a la reunión, si no acude es como si la reunión no existiera. Una vez en el lugar de la reunión pueden ocurrir principalmente tres cosas:

  1. Que cancele la cita: Si cancela la cita justo cuando ya estás en el lugar acéptalo, retírate y despídete de la persona que te lo ha dicho. Normalmente la persona que te ha cancelado la cita volverá a citarte. No caigas en la tentación de aprovechar que ya estás en el sitio para mantener otra reunión improvisada, o con gente que no toma decisiones, es un error.
  2. Se retrase mas de 15 minutos: Si la persona no se presenta pasado un tiempo, no mas de 15/20 minutos, debería levantarte e irte, para que vea que también para ti el tiempo es precioso. Si lo haces de forma correcta y excusándote de que tienes que acudir a otra cita, la persona que llega tarde normalmente lo entenderá y te propondrá otra. No es bueno llegar a una reunión donde la otra persona controla el tiempo, donde la otra parte te ha retrasado la cita por que tenía algo mas importante, pues cuando llegues a la reunión serás el segundo plato, dado que la otra persona seguirá teniendo en mente ese tema tan importante que le ha hecho retrasar la reunión.
  3. Aparecen en la reunión otras personas: Tampoco debes mantener la reunión, debes ser amable e insistir que quieres reunirte con la persona acordada, que tenías preparada la presentación para el, que te disculpen y que busquen cuando puedan otra reunión para que acuda la persona acordada. Aunque parezca mentira, si lo haces de forma educada y sensible los otros asistentes te comprenderán perfectamente, incluso se sentirán muy incómodos y serán ellos mismos los que te procuren una nueva reunión lo antes posible.

Estos son tres ejemplos, pero bastantes reales, que le suele ocurrir a un emprendedor, y como ya comenté en otro artículo sobre fichas de póker,  a todas las personas les cuesta abandonar cuando ya tiene muchas fichas de juego encima de la mesa. Puede que la reunión con esa persona le haya costado mucho esfuerzo y tiempo, abandonarla sería lo último que quisiera, pero es lo mejor que puede hacer. Aunque parezca una locura, suele funcionar mucho mejor abandonar la reunión y posponerla para otro momento.

Personalmente he puesto en práctica estos ejemplos varias veces y casi siempre he conseguido otra reunión, y supongo que en los pocos casos en los que no ocurrió es por que el cliente no estaba nada interesado.

Emprendedor, ayuda al primer paso de tu cliente

Un principio básico: “Emprendedor, ayuda al primer paso de tu cliente”.

Y por ello escribo esta entrada en mi blog.  Recordando mi recomendación del libro Buyology, de Martin Lindstrom. Andaba yo por la Feria de abril de Sevilla, cuando me topé con la tómbola que puedes ver en la foto y un señor que regalaba papeletas gratis. Gracias a esta estrategia de aproximación hacia sus clientes, todos los que recibían el regalo acudían a la urna a probar si eran ganadores de algún premio. De todas las veces que pasé no gané nada, pero me quede un rato alrededor de la tómbola para comprobar los premios. Aparte, te daban unas papeletas haciendo una oferta especial, de que con unos cuantos euros te daban muchas mas papeletas, y por unos euros más un sobre especial que siempre toca. El sistema ayudaba a conseguir clientes, regalando papeletas, que creo que nunca tocarán, pero ayudando a sus clientes a dar el primer paso hacia la tómbola.

Por eso digo en voz alta: “Emprendedor, ayuda al primer paso de tu cliente”. Y para comprobar este efecto, en la misma feria encontré dos tómbolas más, para ver que tipo de estrategia seguían.

Encontré una que no planteaba esta estrategia de ayudar al cliente, regalaba una publicidad diciendo que podías comprar papeletas, pero no te daba las papeletas de la suerte como la otra tómbola.

 

Como se puede comprobar en la foto, lo que te daban era una oferta de compra, no directamente papeletas para que juegues. Esta estrategia, en la que no ayudaba mucho a sus posibles clientes, conseguía que su tómbola estuviera vacía, no vi a ningún cliente comprando en el rato que estuve allí, al contrario de la otra que si vi a clientes comprando mas papeletas después de comprobar que las que le regalaban no tenían premio.

 

La tómbola esta vacía, solo un amigo hablando con la encargada de ese momento y un niño sentado en el mostrador.

Pero para confirmar que la estrategia de esta tómbola era muy equivocada, visité la tercera tómbola que había en la feria, y para mi sorpresa estaba llena de gente, y efectivamente, regalaban papeletas con la misma estrategia que la primera, y gracias a ello conseguían que hubieran muchos clientes a su alrededor, y que la conversión de regalar papeletas/clientes fuera mucho mas alta.

 

Como se puede comprobar en la foto, había mucha mas gente, y pude ver como algunos de los que recibían papeletas gratis al final volvían a gastar dinero. La estrategia funciona mejor, por lo que no entiendo por que la otra tómbola no cambiaba su forma de conseguir clientes.

Este ejemplo lo he montado, para que los emprendedores entiendan que es más fácil convertir clientes si les ayudas a dar su primer paso. Es algo sencillo, pero efectivo, como pude comprobar en las tómbolas de la feria, que siendo el mismo producto y el mismo público,con estrategias de marketing distintas, en un radio de 200 metros, unas estaban llenas y otras vacías. Las conclusiones son fáciles de sacar.

Pues cuando un emprendedor se plantee una estrategia de marketing para vender su producto o servicio, que tenga muy en cuenta que ofreciendo una ayuda a su posible cliente, es mas fácil que se convierta en una venta que si no lo ayuda.

Esto no significa que tengas que regalar siempre, cada campaña de marketing tiene que tener su propia estrategia y su propio comportamiento, lo que quiero hacer reflejar en este estudio, es que estudiando a tu cliente, emprendedor, ayuda al primer paso de tu cliente. La ayuda puede venir por muchas maneras, pero es efectiva si esta bien enfocada.

libro: “De entrada diga no”

de entrada diga noEl libro “De entrada diga no” te plantea una estrategia de negociación muy distinta a la que sueles escuchar en otros foros, Jim Camp defiende una postura alejada del famoso “win to win“, el plantea que se debe tener una estrategia enfocada a decir que no nada mas que se vea que el negocio es una mala idea cerrarlo por las cantidades y condiciones que plantean.

A todas las personas nos cuesta mucho mas decir “No” que “SI”, y es por eso que el libro me parece muy interesante, te lleva a sacar de tí la palabra “No” mas veces de lo habitual, y que en “No” es mucho mas valioso que aceptar condiciones que a la larga asfixiarán a tu empresa.

A lo largo del libro enseña técnicas de negociación muy útiles, pone ejemplos muy interesantes jugando con lo que cuesta decir “No” a otras personas. Plantea una estrategia comercial para forzar a la otra parte a decir “No”, y como sabe que les cuesta decirlo confirma que se obtienen mejores resultados que con una estrategia de venta de impresionar al cliente.

Plantea también en otro apartado del libro como se debe preparar una reunión, algo muy lógico, no se puede acudir a una reunión sin estar informado, pero una de las cosas mas curiosas en las que insiste es en que siempre dejes que la otra persona o parte se sienta superior, que crea que te controla, según sus teorías esto hará que baje su muro de defensa y sea mas fácil llegar a un buen acuerdo. Esta parte me parece muy interesante y la suelo llevar a la práctica, intencionadamente acudo a las reuniones sin tarjetas y bolígrafos o lápices, hago como que los buscos en mi maleta y que se me han olvidado, pido perdón a la otra persona por el despiste y si me puede ayudar, o a veces comento que estoy muy sediento, que si por favor me puede traer agua. Esta ayuda hace que la otra parte se sienta mas segura y cordial ayudándote. No hay que exagerar estos aspectos, por que no se puede parecer torpe, solo estás pidiendo una pequeña ayuda.

El libro es muy recomendable, sobre todo por como cambia el concepto de las negociaciones. Además hay una frase que propone que ya la tengo grabada para siempre: “puedes controlar los medios no los resultados”. Con esto quiere decir, que no sabemos que resultado puedes obtener, no puedes plantear una reunión buscando un resultado, por que nunca se sabe si se obtendrá, pero que si controlas los medios, la preparación, la documentación, las palabras y los gestos, es mas fácil que el resultado que se obtenga se acerque a lo que buscabas

Controlas los medios no el resultado

controlas-los-medios-no-el-resultadoEn una negociación controlas los medios no el resultado. Una de las obsesiones que se suele tener en cualquier negociación es visionar unos resultados precisos y cuantificables. Esta visión se lleva a la reunión y se negocia necesitando llegar a cerrar los resultados previos estimados, dado que normalmente ya hemos tomado otras decisiones previas en previsión de los resultados estimados.

Cada vez que tenemos una reunión, ya sea por temas laborales, personales o de otra índole, debemos tener muy claro no podemos contra controlar el resultado de la misma, desconocemos como va a finalizar la misma, aunque tengamos una visión aproximada.

Lo que si podemos controlar son los medios que nos puedan llevar a obtener los resultados previstos antes del encuentro. Disponiendo de todos los medios necesarios para intentar garantizar un resultado lo mas aproximado a lo que queremos, es muy probable que tengamos éxito en la reunión.

 ¿Qué podemos controlar?

Lo primero y no menos importante es el lugar donde se celebre la reunión, podemos controlar donde queremos que sea el encuentro, un espacio donde ambas partes estén cómodos. También la hora y las personas que acudan a la misma.

También podemos controlar las dudas e inconvenientes que surjan en el planteamiento inicial, dado que si estudiamos previamente estos aspectos, y encontramos la solución adecuada, disponemos de la herramientas de respuesta cargada. Es imposible poder predecir todas las preguntas, pero si estudiar las que son claves, y ser sinceros  con las que no sepamos, relegando a dar la documentación una vez finalizada la reunión.

A partir de este momento la negociación ya se va escapando del control, y en este momento no debemos mostrar necesidad, si no que queremos llegar a un acuerdo, pero no podemos demostrar necesidad, dado que entonces estaremos a manos de la otra parte, que ve esta necesidad y aprieta todo lo que puede.